Varautumisesta häiriöiden hallintaan

Yritysten näkökulmasta jatkuvuussuunnittelussa keskitytään pääsääntöisesti normaalioloissa uhkaaviin vakaviin häiriötilanteisiin, jotka voivat aiheuttaa yritykselle taloudellisia menetyksiä tai maineenhallinnallisia ongelmia.

Kyberuhat ovat myös nousseet yritysten tietoisuuteen viimeisten vuosien aikana. Valitettavasti se ei vielä näy kovin mittavasti suunnitelmissa ja käytännön tasolla.

Kokemuksemme perusteella yritys, jonka johto on ymmärtänyt, että vakavista häiriöistä ei selvitä onnella vaan taidolla, on päässyt siinä pisimmälle. Johdon sitoutuminen ja vaatimukset tuovat myös resurssit hoitaa suunnittelu ja osaaminen kuntoon.

Ne yritykset, jotka ovat tehneet jatkuvuussuunnittelua, lähtevät usein liikkeelle omista riskikartoituksistaan. Niiden perusteella pyritään minimoimaan riskejä mutta usein ei suunnitella, miten toteutuvista riskeistä selvitään.

Kiteytetysti voi sanoa, että kriisissä korostuu jämäkkä johtaminen. Joidenkin toimialojen yrityksiin se on sisäänrakennettuna mutta osalle täysin vierasta ja normaalista poikkeavaa.

Kriisissä on tärkeää, että johtamisvälineet ja -järjestelmät ovat sellaisia, että ne toimivat mahdollisimman hyvin ja pitkään vaikkapa sähkökatkon aikana tai kun viestiyhteydet tukkeutuvat liiallisen käyttäjämäärän vuoksi. Välineet ja järjestelmät tulisi olla jokapäiväisessä käytössä tai niiden käyttö riittävän usein harjoiteltuna.

Yhdeksi johtamisongelmaksi on useasti muodostunut se, ettei yhteistoimintaa viranomaisten ja yhteistyökumppaneiden kanssa ole suunniteltu riittävälle tasolle. Yhteydenpitotavat, tietojen välittäminen ja vastuiden jakaminen ovat suunnittelematta. Viranomaisten kuvitellaan vastaavan toiminnoista, jotka ilmiselvästi kuuluvat yritykselle itselleen.

Kaiken päätöksenteon perustana on oikea ja ajantasainen tilannekuva. Tämä osa-alue tuntuu usein olevan kaikkein eniten ”haussa”. Ei ole suunniteltu, kuinka tietoa kerätään, analysoidaan ja jaetaan tarvitsijoille. Mitä isommasta yrityksestä on kyse, sen tärkeämpää on saada hallintaan valtava tiedon tulva.

Pääosa yrityksistä on omaksunut viestinnän merkityksen johtamisen apuvälineenä. Viestinnän edustaja on otettu kriisin johtoryhmään ja viestinnän resursseja on häiriöissä suunniteltu kasvatettavaksi tarpeen mukaiseksi. Erityisesti sosiaalisen median mahdollisuuksiin kriisin johtamisen apuvälineenä on havahduttu ja siihen on panostettu.

Jokaisen yrityksen toiminta perustuu kymmenien tai satojen, suurimmilla yrityksillä jopa tuhansien, palvelutoimittajien panokseen. Näin ollen yrityksen huolella tehty oma jatkuvuussuunnitelma ei riitä riskien hallitsemiseen, vaan keskeisten palvelutoimittajien suunnitelmat ja varautuminen tulisi saattaa samalle tasolle. Tilaajan on kerrottava, mitkä toiminnot ovat sille elintärkeitä, jotta niiden täyttämiseksi voidaan yhdessä löytää ratkaisumallit.

Perehdyttäminen ja harjoittelu tulisi aloittaa mahdollisimman pian suunnitelman valmistumisen jälkeen, kun kaikki on vielä organisaatiolla kirkkaana mielessä. Harjoituksia tulisi jatkaa suunnitelmallisesti testaamalla valmiuksia selvitä erilaisista ongelmista.

Kirjoituksessa on monin paikoin indikoitu suuristakin kehityspotentiaaleista yritysten jatkuvuudenhallinnassa. Onneksi on myös yrityksiä, jotka suhtautuvat jatkuvuudenhallintaan sen ansaitsemalla vakavuudella, jopa ilman lakisääteisiä velvoitteita. Nämä pitävät vähintään kerran vuodessa häiriötilanneharjoituksia vaihtuvalla teemalla, jotta kaikki näkökulmat käydään läpi muutaman vuoden sykleissä. Harjoituksissa tehdyt havainnot kirjataan välittömästi muistiin ja niiden vaatimat kehitystyöt tehdään ennen seuraavaa harjoitusta. Omaa jatkuvuussuunnitelmaa päivitetään myös säännöllisesti huomioiden nämä harjoituksissa havaitut kehityskohteet sekä toiminnassa ja toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset.

Kirjoittaja on Sami Aarnio, joka toimii Jatkuvuuskonsultointi Oy:ssä johtavana asiantuntijana

Jatkuvuuskonsultointi logo transparent