Liiketoiminnan jatkuvuudenhallinnan (Business Continuity Management, BCM) tavoitteena on parantaa yrityksen resilienssiä ja turvata yrityksen liiketoiminnan nopea käynnistäminen erilaisten häiriöiden jälkeen sekä vähentää niistä aiheutuvia haittoja.
Jatkuvuudenhallinta on osa yrityksen normaalia toimintaa ja sen tulee sisältyä jatkuvana prosessina yrityksen johtamisjärjestelmään. Hyvällä suunnittelulla yritys varmistaa pystyvänsä jatkamaan toimintojaan mahdollisimman pienin menetyksin ja täyttämään velvoitteensa, vaikka toiminta häiriintyisi jonkin sisäisen tai ulkopuolisen tapahtuman takia. Mikäli häiriöihin ei ole varauduttu ennalta, ne voivat aiheuttaa merkittäviä katkoksia toimintaan, taloudellisia tappioita ja pahimmassa tapauksessa yrityksen toiminnan loppumisen.
Parhaimmillaan hyvin toteutettu liiketoiminnan jatkuvuudenhallinta nostaa yrityksen arvoa ja parantaa kilpailukykyä. Yrityksillä on myös merkittävä rooli yhteiskunnan toiminnan varmistamisessa laajoissa häiriötilanteissa ja siten liiketoiminnan jatkuvuudenhallinta on osa yrityksen yhteiskuntavastuuta.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma (Business Continuity Plan, BCP) tai varautumissuunnitelma on keskeinen osa jatkuvuuden hallintaa ja auttaa toimimaan niin ennakoiduissa kuin ennakoimattomissakin häiriötilanteissa tehokkaasti.
Suunnitelmia nimitetään organisaatioissa vaihtelevasti – yhtenäistä nimeämiskäytäntöä ei ole: jatkuvuussuunnitelma, varautumissuunnitelma, valmiussuunnitelma, toipumissuunnitelma. Tärkeintä ei ole se, mitä suunnitelmaa kutsutaan, vaan mitä sen sisältö kattaa ja kenelle se on tarkoitettu.
Yleisimmin käytetyt termit ovat kuitenkin vakiintuneet tarkoittamaan seuraavaa:
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma ja varautumissuunnitelma ovat käytännössä useimmiten synonyymejä: molemmissa kuvataan, miten organisaatio toimii vakavan häiriön tai kriisin sattuessa. Joissakin yhteyksissä jatkuvuussuunnitelmalla viitataan varautumiseen normaaliajan häiriöihin ja varautumissuunnitelmalla poikkeusolojen häiriöihin, mutta käytännössä organisaatiolla on usein vain yksi tällainen suunnitelma ja se on yleensä koko organisaation tai ainakin häiriötilanteen johtamiseen osallistuvien tiedossa.
Toipumissuunnitelma puolestaan kuvaa tarkemmat, käytännön toimenpiteet häiriöstä toipumiseksi – esimerkiksi missä järjestyksessä ja miten tietojärjestelmät palautetaan – ja se on kaikkien toipumistoimenpiteisiin osallistuvien käytettävissä.
Toipumissuunnitelma puolestaan kuvaa tarkemmat, käytännön toimenpiteet häiriöstä toipumiseksi – esimerkiksi missä järjestyksessä ja miten tietojärjestelmät palautetaan – ja se on kaikkien toipumistoimenpiteisiin osallistuvien käytettävissä.
Valmiussuunnitelma liittyy tyypillisesti valmiuslain mukaisiin velvoitteisiin, ja se on saatavilla vain hyvin rajatulle ryhmälle; esimerkiksi sähköverkkoyhtiöillä on usein erilliset varautumis- ja valmiussuunnitelmat.
Suunnitelmat on katselmoida ja päivittää säännöllisesti huomioiden toimintaympäristön muutokset. Kriisinjohtamisharjoitukset ovat erinomainen tapa perehdyttää henkilöstö suunnitelmassa määriteltyihin toimintatapoihin.
Autamme asiakkaitamme jatkuvuudenhallintamallin ja varautumisen kehittämisessä sekä jatkuvuussuunnitelman toteutuksessa parhaisiin käytäntöihin perustuvan ja jatkuvuudenhallinnan standardin (ISO 22301) mukaisen mallin avulla, joka sovitetaan kunkin organisaation tarpeita vastaavaksi.
Kriisiviestintäsuunnitelma osaksi jatkuvuussuunnitelmaa.
Kriisiviestintä on haastavaa ja vaatii valmistautumista sekä joustavuutta tilanteiden hallitsemiseksi. Tavoitteena on tehokkaasti ja vastuullisesti välittää tietoa henkilöstölle, sidosryhmille, yleisölle ja tiedotusvälineille kriisin luonteesta, vaikutuksista, toimenpiteistä ja toipumissuunnitelmista. Ammattimainen ja vastuullinen kriisiviestintä auttaa organisaatiota vähentämään vahinkoja, säilyttämään maineen ja rakentamaan luottamusta sidosryhmiin.
Kriisitilanteessa nopea ja reaaliaikainen viestintä on tärkeää. Eri osapuolia tulee tiedottaa välittömästi kriisin alkamisesta, sen laajuudesta, mahdollisista vaaroista ja toimenpiteistä tilanteen hallitsemiseksi. Reaaliaikainen viestintä auttaa ehkäisemään huhuja ja väärää tietoa.
Avoin ja rehellinen tiedottaminen on toinen keskeinen kriisiviestinnän piirre. Organisaation tulee välittää totuudenmukaista ja luotettavaa tietoa sidosryhmille. Epäselvät tai välttelevät tiedotteet aiheuttavat epäluottamusta ja spekulaatioita. Tiedotteiden tulee sisältää tietoja kriisin syystä, vaikutuksista, toimenpiteistä ja tavoitteista. Kriisiviestinnässä on huolehdittava vuorovaikutuksesta sidosryhmien kanssa ja kuunneltava heidän huoliaan ja kysymyksiään. Organisaation tulee vastata tiedusteluihin ja kommentteihin, antaa selkeitä ohjeita ja tarjota tukea. Kriisitilanteessa voidaan hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten verkkosivuja, sosiaalista mediaa, tiedotustilaisuuksia ja tiedotusvälineitä.
Kehitämme yritysten häiriötilanteen johtamiseen tiiviisti kytkeytyvää kriisiviestintää auttamalla kriisiviestintäsuunnitelmien teossa ja häiriötilanteiden viestinnän käytännön harjoittelussa. Kehitämme johdon esiintymistaitoa harjaannuttamalla heitä haastatteluissa ja tiedotustilaisuuksissa ammattitoimittajan toimesta. Perehdytämme johdon ottamaan huomioon median vaikutuksen ja hyödyntämään mediaa johtamisessa.
"Monipuolinen ja vaativakin harjoitus koeponnisti suunnitelmiamme ja osoitti, kuinka tärkeää suunnitelmia on testata käytännön harjoittelulla. Harjoituksen tuloksena syntyi paljon uusia ajatuksia, joiden pohjalta kehitämme toimintaamme."
TOIMITUSJOHTAJA
Sähköverkkoyritys
"Jatkuvuuskonsultointi Oy järjesti meille harjoituksen, jossa testattiin konsernijohdon ja sairaanhoitoalueen yhteistoimintaa, kriisiviestinnän järjestelyjä sekä valmiuskäytäntöjemme toimivuutta. Saimme päivän aikana paljon kehitysideoita eri organisaatiotasojen suunnitelmien kehittämiseen."
JOHTAJAYLILÄÄKÄRI
Sairaanhoitopiiri
"Harjoitukseen Jatkuvuuskonsultointi loi tilanteen mukaisen harjoituskehyksen, joka testasi erinomaisesti organisaatiomme kykyä toimia kriisissä ja oli innostava kaikille osallistujille."
